Zeitmanagement – Zeitplanung, mehr Zeit für das Wesentliche

Die richtige  Zeitplanung (Zeitmanagement) kann helfen, den Blick für das Wesentliche zu schärfen und Prioritäten richtig zu vergeben. Damit aber diese Zeitplanung nicht zum Selbstzweck wird und in ihrer Komplexität selbst zuviel Zeit verschlingt, muss sie so einfach wie effektiv sein. Nun existieren unterschiedliche Systeme, die aber im Kern ähnlich arbeiten. Bestimmte Faktoren bilden die Grundlage aller Techniken, die helfen sollen, die Zeit besser zu nutzen.

Klare, realistische Ziele setzen

Zunächst muss man sich darüber klar sein, wie man seine Zeit verwenden, welche Ziele man in welchem Rahmen erreichen will. Was soll heute, diesen Monat, in einem Jahr erledigt sein, wo will man stehen. Diese Ziele sollten realistisch sein, da unerreichbare Ziele auf Dauer nur frustrieren und die Motivation zerstören.

Prioritäten festlegen

Um sich eine Übersicht über die anstehenden Aufgaben und die nötigen Schritte zur Erreichung eines Zieles zu verschaffen, muss man die Prioritäten festlegen. Was ist wirklich wichtig, was kann an kompetente Mitarbeiter delegiert werden, was ist unwichtig? Man kann Aufgaben in drei Schritten in die Kategorien A, B, C (sehr wichtig, mittelwichtig, weniger wichtig) einteilen oder nach der Methode, die General Eisenhower im zweiten Weltkrieg verwendet hat. Er ordnete alles anhand zweier Kriterien in 4 Gruppen ein:

wichtig, nicht dringend  = Zeitpunkt festlegen, selbst erledigen
wichtig, dringend  = sofort selbst erledigen
nicht wichtig, dringend  = an Mitarbeiter delegieren
nicht wichtig, nicht dringend = nicht erledigen

Fortschritte überprüfen

Einen kleinen Teil seiner Zeit sollte man darauf verwenden, regelmäßig seine Fortschritte zu überprüfen. Nähert man sich seinen Zielen nach Plan an? Ist die Zeit effizient eingeteilt oder muss man sein Vorgehen optimieren ?
 
Diese grundlegenden Schritte sind Bestandteil aller Systeme zur Zeitplanung. Daneben gibt es noch einige Dinge, die hilfreich sind, wenn es darum geht, seine eigene Zeit optimal zu nutzen.

Die Goldene Stunde ist eine Zeit, in der Sie ungestört arbeiten können. Keine Telefonate, keine Konferenzen, keine E-Mails, keine Kollegen oder Mitarbeiter, die hereinkommen.

Nie den ganzen Tag verplanen. Egal wie vorausschauend Sie sind, es kommt doch immer etwas dazwischen. Wenn Sie nur ca. 60 Prozent der Zeit verplanen, die Ihnen zur Verfügung steht, haben Sie genug Puffer für Unvorhergesehenes. Außerdem können Sie es sich leisten, spontan zu reagieren und werden nicht zum Sklaven Ihrer eigenen Planung.

Teilen Sie große Aufgaben auf. Schritt für Schritt lassen sich auch überwältigend große Aufgaben lösen. Selbst einen Berg kann man Stein für Stein abtragen.

Und keine Sorge: das Wichtigste schaffen Sie immer. Das Pareto-Prinzip, abgeleitet von einem statistischen Phänomen, besagt, dass man 80 Prozent der Aufgaben in 20 Prozent der Zeit erledigt, die zur Verfügung steht. Die restlichen 20 Prozent der Aufgaben erfordern dann 80 Prozent der Zeit.

Wenn Sie wollen, entwickeln Sie Ihr eigenes System der Zeitplanung; Sie müssen nicht unbedingt extra ein System in Kursen erlernen, auch wenn diese Zeitmanagement-Kurse sehr hilfreich sein können. Doch egal, wofür Sie sich entscheiden, eines müssen Sie bedenken: Jede Zeitplanung erfordert Konsequenz und ständige Überprüfung.

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