Bringen Sie Ordnung in Ihr Büro und Akten

„Ordnung ist das halbe Leben“ – Dieser Spruch gilt auch fürs Büro zuhause. Bild: © fotolia.de

Höchstwahrscheinlich führt allem voran der Wille, alles wieder zu finden, zur Ordnung. Fakt ist, wer Ordnung hält, findet seine Unterlagen viel schneller. Nicht nur in den Sekretariaten der Unternehmen, auch im ganz normalen Haushalt flattern Rechnungen, Verträge und Bescheide ins Haus, die man nicht dem Rundordner übergeben sollte. Doch wie behält man am besten die Übersicht und findet die Unterlagen wieder, wenn man sie benötigt?

Platz für Unterlagen schaffen

Nennt man in seinen eigenen vier Wänden vielleicht auch kein ganzes Büro sein Eigen, so sollte man sich zumindest einen Kasten freihalten, in den man alle wichtigen Unterlagen wie Rechnungen, Behördenzuschriften, Bescheide, Notariatsakte, etc. aufbewahrt. Besitzer eines Heimbüros haben den Vorteil, ein wenig mehr als nur einen Kasten für ihre Unterlagen zur Verfügung zu haben. Was leider oft nicht heißt, dass die Ordnung darin größer sein muss.

Aufräumen – und wegwerfen, was geht!

Wenn das Heimbüro vor lauter Unterlagen übergeht, dann hilft nur eines: Wegwerfen! Sieht man die aufbewahrten Unterlagen Stück für Stück kritisch durch, bemerkt man erst, wieviel nicht mehr Aktuelles sich über die Monate und Jahre hinweg angesammelt hat. Am besten man stellt eine große Schachtel ins Büro und wirft alles weg, was man nicht mehr benötigt. Heikles, Persönliches und Kontodaten sollte übrigens am besten nicht im Altpapier landen sondern vernichtet (verbrannt, zershreddert) werden. Außerdem sollte man beachten, welche Unterlagen man laut gesetzlicher Frist wie lange noch aufbewahren muss. Behördliche Bescheide wie z.B. Notariatsakte, Geburtsurkunden, Staatsbürgerschaftsnachweise sowie Schul- und Dienstzeugnisse sollte man ohnehin ein Leben lang aufbewahren.

Ein wohlüberlegtes Ordnungssystem anlegen!

Wer sich in Zukunft in seinem Heimbüro auskennen und wohlfühlen will, schafft sich am besten genügend Trennblätter, Alphabetregister und Ordner an, um ein wohlüberlegtes Ordnungssystem anzulegen:

Am besten je einen (oder mehrere) Ordner für:

• Behörden & Co. (Finanzamt, Stadtgemeinde, Mietervereinigung)
• Unternehmen, in dem man beschäftigt ist (Ablage der Lohnzettel, Zuschriften der Personalabteilung, Pensionskasse, etc.)
• Allgemeine Korrespondenz (alphabetisch)
• Kontoauszüge (chronologisch)
• Rechnungen (alphabetisch)
• Angelegenheiten der Familie/Kinder (Schreiben des Kindergartens, der Schule, der Universität, etc.)
• Befunde von Ärzten

Um die Übersicht zu behalten, sollte man die Ordner nicht zu bunt durcheinander wählen, sondern sich auf ein bis zwei Farben beschränken. Die Ordner beschriftet man am besten einheitlich, groß und deutlich (z.B. „FINANZAMT, 2008-2010“, als Zusatzinfos vielleicht noch „Anträge, Bescheide“). Optimalerweise schreibt und druckt man die Ordner-Etiketten am PC aus, um durch das einheitliche Bild der Aufschriften eine gute Überschaubarkeit zu gewährleisten.

Schreibtisch-Ordnung durch Ablagefächer

Um auch weiterhin die Übersicht zu behalten, empfiehlt es sich, einige Ablagefächer auf den Schreibtisch (oder in einen offenen Kasten) zu stellen, die eine gewisse Ordnung am Schreibtisch schaffen.

Am besten je ein Ablagefach für:

• Ablage bereits erledigter Unterlagen (beantwortete Schreiben, keine Antwort bedürfende Zuschriften, bezahlte Rechnungen, etc.): Beschriftung: „ABLAGE“
• Dinge, die noch zu tun sind (zu überweisende Rechnungen, zu beantwortende Schreiben, Unterlagen für eine einzureichende Einkommenssteuererklärung, etc.): Beschriftung: „TO DO“
• Broschüren und allgemeine Informationen, die man noch lesen möchte. Beschriftung:„Lesen/Broschüren“
• etc.

Fazit

Um ganze Ablagetage, die man ohnehin immer wieder aufs jeweils nächste Wochenende verschiebt, zu verhindern, hält  man am schlausten gleich laufend Ordnung, legt Rechnungen gleich nach deren Bezahlung ab und stopft sie nicht ins Ablagefach, bis dieses übergeht. Fortschrittliche schwören übrigens auf papierlose Ablage und haben ihr eigenes elektronisches Ablagesystem an ihrem Computer. Nicht jedermanns Sache, ganz klar! Wenn sich das Laufwerk verabschiedet, schaut man nämlich – ohne laufend Sicherheitskopien auf CDs gebrannt zu haben – im wahrsten Sinne des Wortes in die Röhre! Zudem wird man sich kaum lange die Mühe machen, Rechnungen und Schreiben, die per Post kommen, ins pdf-Format zu transferieren, um sie anschließend elektronisch abzulegen.

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