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Jeder Mieter kennt das: Einmal jährlich bekommt man vom Vermieter eine Nebenkostenabrechnung über die Nebenkosten eines Jahres. Im günstigen Fall bekommt man wieder etwas zurück von den Vorauszahlungen, die man monatlich geleistet hat. Im schlimmsten Fall muss man einen größeren Betrag nachzahlen. Was wenige wissen ist, dass viele Nebenkostenabrechnungen falsch erstellt werden. Es lohnt sich, genauer hinzuschauen und zu überprüfen, ob auch tatsächlich korrekt abgerechnet wurde.
Definition Nebenkosten
Die Mietzahlung unterteilt sich üblicherweise in die Grundmiete, die für die reine Nutzung des Wohnraumes bezahlt werden muss und sich in der Höhe nach Größe, Ausstattung und Lage der Wohnung richtet sowie den Nebenkosten, die der Vermieter selbst bezahlen muss und auf den bzw. die Mieter umlegen darf. Der Hausbesitzer erhält einmal jährlich von der Stadt oder der Gemeinde einen Grundabgabenbescheid. Darin enthalten sind die Grundsteuer-, Abfall-, Straßenreinigungs- und Abwassergebühren. Diese Gebühren dürfen den Mietern auferlegt werden. Weiterhin ist die Abrechnung von Schornsteinfegergebühren, Kosten für Hausversicherungen, Aufzug, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Allgemeinstrom und Gebühren für Kabel bzw. Antenne zulässig.
Meist werden auch die Kosten für Heizung und Warmwasser über die Nebenkosten abgerechnet, wenn nicht mit dem Vermieter vereinbart ist, dass der einzelne Mieter mit einem örtlichen Energieversorger einen Vertrag abschließt und die Kosten dann direkt mit diesem abgerechnet werden, was z.B. bei der Ausstattung mit Elektroöfen der Fall sein kann.
Abrechnungsschlüssel
Die Nebenkosten können auf unterschiedliche Art auf die Mieter umgelegt werden. Zum einen kann der Vermieter nach den Quadratmetern abrechnen. Eine andere Möglichkeit ist die Abrechnung nach Personen, die in einem Haushalt leben. Sinnvoll ist es sicher, wenn für unterschiedliche Positionen unterschiedliche Verteilungsschlüssel angewendet werden. Für manche Gebühren ist die Umlegung nach Quadratmetern ungerecht, z.B. bei Wasser oder Abfallgebühren. Da sollte die Abrechnung nach Personen erfolgen. Ausschlaggebend ist, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Das gilt auch dann, wenn man die Abrechnung dann im Einzelfall als nicht gerecht empfindet. Ist im Mietvertrag keine Regelung dazu getroffen, so wird nach Wohnflächen, also der Quadratmeterzahl abgerechnet.
Fehlerhafte Positionen
Nicht immer muss die Nebenkostenabrechnung falsch sein, wenn man einen größeren Betrag nachzahlen muss. Das kann an erhöhten Kosten liegen, z.B. einer Kostenexplosion der Energiekosten, für die der Vermieter nichts kann. Allerdings tauchen immer wieder Positionen in den Abrechnungen auf, die dort nichts zu suchen haben. So dürfen beispielsweise Reparaturkosten nicht an die Mieter weitergegeben werden, Wartungskosten, beispielsweise für 
Heizungsanlagen, allerdings schon. Versicherungen dürfen nur dann in der Nebenkostenrechnung auftauchen, wenn sie sich auf das Gebäude beziehen. Entstehen Betriebskosten für eine leer stehende Wohnung, hat diese der Vermieter zu zahlen. Berechnete Kosten müssen auch wirklich entstanden sein. So sind z.B. Pauschalbeträge für Haus- oder Gartenpflege, die nicht wirklich durchgeführt wurden, nicht zulässig.
Überprüfung der Nebenkostenabrechnung
Man sollte sich die aufgelisteten Positionen in der Nebenkostenabrechnung genau daraufhin anschauen, ob diese Kosten abgerechnet werden dürfen bzw. ob diese tatsächlich angefallen sind. Wurde der richtige Umlageschlüssel angewendet? Ein Blick in den Mietvertrag ist dabei hilfreich. Dort sollte man auch nachschauen, was über die Nebenkosten überhaupt vereinbart wurde. Es gibt nämlich noch viele alte Mietverträge, in denen nur wenige Nebenkosten stehen. Betriebskosten, die nicht in den Mietvertrag aufgenommen wurden, müssen vom Mieter auch nicht bezahlt werden.
Die Abrechnung muss immer einen Zeittraum von einem Jahr umfassen und für jede Wohnung getrennt erfolgen. Man sollte auch nochmals nachrechnen, ob die Nebenkostenvorauszahlungen korrekt berücksichtigt wurden. Auch da kann sich der Vermieter mal verrechnen. Bei Fehlern ist es anzuraten, den Vermieter umgehend schriftlich darauf hinzuweisen und eine neue, korrekte Abrechnung zu verlangen.
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